KVKK aydınlatma metni

1. Veri sorumlusu

İş Durumu, Digitexa tarafından sunulan bir hizmettir. Bu web sitesi, hesap açma ve erken erişim formları bakımından veri sorumlusu Digitexa'dır.

• Unvan: [Digitexa'nın tam ticari unvanı]
• Adres: [adres]
• MERSİS / vergi no: [MERSİS veya vergi numarası]
• Başvuru e-postası: [KVKK başvuru e-posta adresi]

Önemli ayrım: Bir şirket İş Durumu'nu kendi çalışanları için kullandığında, o şirketin uygulamaya girdiği çalışan verileri (unvan, departman, yönetici, işe giriş ve doğum tarihi, izin ve talep kayıtları gibi) bakımından veri sorumlusu ilgili şirkettir; Digitexa bu verileri yalnızca şirketin talimatıyla ve hizmeti sunmak için işleyen veri işleyen konumundadır. Çalışan olarak bu verilerle ilgili başvurularınızı öncelikle işvereninize yapmanız gerekir.

2. İşlenen kişisel veriler

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, e-posta adresi, isteğe bağlı profil fotoğrafı.
• Çalışma bilgileri (şirketiniz girerse): unvan, departman, bağlı olunan yönetici, rol, işe giriş tarihi, doğum tarihi. Doğum ve işe giriş tarihi yalnızca İş Kanunu'na göre yıllık izin hakkını hesaplamak için kullanılır.
• İş ve talep kayıtları: görevler, yorumlar, izin, satın alma, masraf ve diğer talepler, onay kararları ve açıklamaları, bunlara eklenen dosyalar.
• İşlem güvenliği: oturum kayıtları (IP adresi, tarayıcı bilgisi, oturum açma ve son görülme zamanı), giriş bağlantısı talepleri, uygulama içi etkinlik kayıtları.
• Erken erişim formu: ad soyad, e-posta, şirket adı, sektör ve formun gönderildiği sayfa.
• Tercihler: tema, yoğunluk, saat dilimi gibi görünüm ayarları.

Fiş ve fatura okuma: Masraf formunda bir belgeyi taradığınızda metin tanıma işlemi kendi cihazınızda, tarayıcının içinde yapılır; belge bu işlem için sunucularımıza gönderilmez. Belge yalnızca “talebe ekle” seçeneğini işaretlerseniz dosya olarak yüklenir. Metin tanıma için gereken dil dosyaları bir içerik dağıtım ağından (jsDelivr) indirilir; bu indirme sırasında belgenizin içeriği paylaşılmaz.

Sağlık raporu gibi özel nitelikli kişisel verilerin talep formlarına eklenmesi, kullanan şirketin sorumluluğundadır. Gerekmedikçe bu tür belgeleri yüklememenizi öneririz.

3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

• Hesap oluşturma, e-posta ile giriş bağlantısı gönderme ve oturumu yönetme — sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK md. 5/2-c).
• Görev, onay ve izin süreçlerinin yürütülmesi; bildirim gönderilmesi — sözleşmenin ifası (md. 5/2-c).
• Yetkisiz erişimin önlenmesi, oturum güvenliği ve kötüye kullanımın tespiti — veri sorumlusunun meşru menfaati (md. 5/2-f) ve hukuki yükümlülük (md. 5/2-ç).
• Erken erişim listesindekilere ilgili modülle ilgili haber verilmesi — ilgili kişinin talebi üzerine sözleşme öncesi iletişim (md. 5/2-c) ve meşru menfaat (md. 5/2-f).
• Yasal saklama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi ve yetkili mercilerin taleplerinin karşılanması — kanunlarda öngörülme ve hukuki yükümlülük (md. 5/2-a, ç).

Pazarlama amaçlı ticari elektronik ileti göndermiyoruz. İleride gönderilecekse ayrıca açık rızanız alınacaktır.

4. Toplama yöntemi

Kişisel veriler; web sitesindeki ve uygulamadaki formlar aracılığıyla sizden, şirketinizin yöneticileri tarafından uygulamaya girilerek ve uygulamanın kullanımı sırasında otomatik olarak (oturum ve etkinlik kayıtları) elektronik ortamda toplanır.

5. Aktarım ve yurt dışı aktarım

Hizmeti sunmak için aşağıdaki altyapı sağlayıcılarından yararlanıyoruz:

• Cloudflare — uygulama sunucusu (Workers), veritabanı (D1) ve dosya depolama (R2).
• Vercel — web sitesinin ve uygulama arayüzünün barındırılması.
• E-posta gönderim hizmeti (Resend) — giriş bağlantısı e-postalarının iletilmesi.

Bu sağlayıcıların sunucuları Türkiye dışında bulunabilir; bu nedenle verileriniz yurt dışına aktarılmaktadır. Yurt dışı aktarım, KVKK'nın 9. maddesinde öngörülen güvencelerden biri (ör. Kurul'un ilan ettiği standart sözleşmenin imzalanması ve Kurum'a bildirilmesi) çerçevesinde yapılır. [Hangi güvencenin uygulandığı ve sağlayıcıların veri bölgeleri — hukuki incelemede netleştirilecek]

Bunların dışında kişisel veriler, yalnızca yasal bir zorunluluk olduğunda yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıyla paylaşılır. Verilerinizi satmıyor, reklam amacıyla üçüncü kişilerle paylaşmıyoruz.

6. Saklama süresi

Hesap ve iş verileri, hizmet sözleşmesi devam ettiği sürece saklanır. Şirket hesabı kapatıldığında veriler [süre] içinde silinir veya anonim hale getirilir; yasal saklama süresi olan kayıtlar bu süre sonunda imha edilir. Erken erişim kayıtları, ilgili modül yayına alındıktan sonra [süre] içinde silinir.

7. KVKK md. 11 kapsamındaki haklarınız

Veri sorumlusuna başvurarak:

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
6. KVKK md. 7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. 5. ve 6. bentlerdeki işlemlerin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

8. Başvuru

Başvurularınızı Türkçe olarak, kimliğinizi tespit edici bilgilerle birlikte [KVKK başvuru e-posta adresi] adresine e-posta ile ya da [adres] adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurular, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul'ca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Şirketiniz tarafından girilen çalışan verileriyle ilgili başvurularınızı, veri sorumlusu olarak işvereninize yapmanız gerekir. Bize ulaşan bu tür başvuruları ilgili şirkete yönlendiririz.

Gizlilik uygulamalarımızın ayrıntıları için gizlilik politikasına, hizmet şartları için kullanım koşullarına bakabilirsiniz.